Bir hayat hikâyesi yalnızca metinden oluşmaz; ses, fotoğraf, mektup, aile ilişkileri ve zaman zaman çok özel hatıralar içerir. Bu verilerin korunması, yazım faaliyetinden ayrı bir sorumluluktur.
1. İlk başvuruda veri minimizasyonu
Ön başvuru alanında ad, e-posta, hikâye sahibi kategorisi ve hassas ayrıntı içermeyen kısa tanıtım istenir. Bu alana kimlik belgesi, sağlık kaydı, mahkeme dosyası, ses kaydı, özel fotoğraf ve üçüncü kişilerin mahrem bilgileri gönderilmemelidir.
2. Görüşme öncesinde açıklama
Görüşmenin kapsamı, katılımcılar, ses/görüntü kaydı alınıp alınmayacağı, cihazlar, veri sorumlusu, erişecek görevliler, saklama ve imha takvimi görüşmeden önce yazılı olarak açıklanır. Kayıt için uygulanabilir hukuki sebep değerlendirilir; açık rıza gerekiyorsa aydınlatmadan ayrı alınır.
3. Saklama ve erişim
Ses kayıtları herkese açık medya kütüphanesine, halka açık bulut bağlantısına veya standart e-posta ekine yüklenmemelidir. Gerçek üretim sırasında şifreli saklama, rol bazlı erişim, güçlü kimlik doğrulama, erişim kaydı, yedekleme ve güvenli aktarım uygulanmalıdır. Teknik altyapı denetlenmeden görüşme dosyaları toplanmaz.
4. Saklama süresi ve imha
Veri kategorisine göre saklama süresi; sözleşme, hukuki yükümlülükler, amaç ve zamanaşımı dikkate alınarak veri envanterinde belirlenir. Süre dolduğunda veya işleme gerekçesi ortadan kalktığında silme, yok etme ya da anonimleştirme süreçleri uygulanır. Kesin süreler henüz onaylanmamıştır.
5. Üçüncü kişiler ve çocuklar
Anlatılarda geçen aile üyeleri, çocuklar, eski eşler, tanıklar ve diğer kişilerin hakları ayrı değerlendirilir. Hikâyeyi anlatan kişinin onayı, üçüncü kişilerin bütün verilerinin serbestçe yayımlanmasına yetmez.
6. Hak talepleri ve ihlal yönetimi
KVKK kapsamındaki ilgili kişi başvuruları, düzeltme, erişim ve silme talepleri için doğrulanmış kurumsal başvuru kanalı kullanılır. Olası veri ihlallerine ilişkin değerlendirme, kayıt, müdahale ve mevzuata uygun bildirim planı uygulanır.